(News.oto-hui.com) – Tiêu chuẩn 5s của Toyota là một trong những hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng trong tất cả các nhà máy của Toyota. Hệ thống nguyên tắc này giúp khởi tạo và duy trì một không gian làm việc gọn gàng – ngăn nắp – sạch sẽ.
Không chỉ dừng lại ở không gian làm việc, duy trì nguyên tắc 5S đã giúp nhân viên của hãng xây dựng được thói quen làm việc một cách có nguyên tắc. Hai yếu tố không gian trật tự và làm việc theo nguyên tắc được các lãnh đạo của Toyota coi là nền tảng căn bản để tăng hiệu suất lao động đồng thời giảm thiểu đến mức thấp nhất các tai nạn lao động.
Seiri (整理 – Sắp xếp) : Loại bỏ mọi thứ không cần thiết
Trong bước đầu tiên, công việc quan trọng nhất là phân loại những đồ vật nằm trong phạm vi được áp dụng quy tắc 5S. Sự phân loại này sẽ dựa trên sự cần thiết của đồ vật với công việc hàng ngày. Đem tái chế (hoặc loại bỏ) tất cả những đồ vật dù là nhỏ nhất nhưng không được sử dụng đến sẽ làm cho không gian làm việc được thông thoáng, đồng thời tăng tính hiệu quả cho bước thứ 2.
Seiton (整頓 – Trật tự) : Đặt mọi thứ ở đúng vị trí của nó
Sakichi Toyoda, ông chủ của hãng Toyota đã rất tâm đắc với một câu nói nổi tiếng của nhà văn Anh Samuel Smile “Đồ vật nào cũng có vị trí của riêng nó”. Đây cũng chính là tinh thần của bước thứ hai trong hệ thống 5S.
Các đồ vật sẽ được sắp xếp theo một trật tự nhất định mà tất cả những người trong nhóm làm việc có thể hiểu rõ và nắm chắc trật tự đó.
Một điều quan trọng khác, tất cả các dụng cụ lao động sẽ được bày xếp một cách công khai ở khu vực làm việc. Điều này thuộc về nguyên tắc quản lý bằng nhận thức thị giác (visual management). Nó sẽ giúp những người làm việc xung quanh khu vực đó dễ nhận biết, dễ lấy, dễ nhớ và dễ trả lại những dụng cụ mà họ cần.
Seiso (清掃- Làm sạch): Sạch bóng là thành công
Trong bước thứ ba, các nhân viên của hãng sẽ phải đảm bảo rằng mỗi đồ vật trong khu vực làm việc và toàn bộ khu vực lao động mà họ phụ trách phải luôn được lau dọn sạch sẽ. Sự sạch sẽ sẽ giúp phát hiện ra vấn đề một cách nhanh chóng nhất. Quan trọng nhất trong bước thứ 3 này là hình thành thói quen dọn dẹp định kì.
Seiketsu (清潔 – Sạch sẽ ) : Đặt nguyên tắc
Trong bước này, một hệ thống các biển báo hiệu sẽ được áp dụng, để tất cả các nhân viên đều có thể nắm rõ được trật tự của nơi làm việc. Song song với đó, các nguyên tắc cũng được đặt ra để đảm bảo duy trì sự trật tự đã được tạo ra ở bước thứ 2.
Những nhân viên mới gia nhập nhóm cũng sẽ được đào tạo cẩn thận để nhanh chóng hiểu và hành xử theo đúng những quy định về việc giữ gìn không gian làm việc của nhóm.
Quan trọng nhất của bước thứ 4 là dưỡng thành thói quen áp dụng 5S trong công việc mỗi ngày.
Shitsuke (躾 – Đào tạo): Duy trì và làm tốt hơn
Đây là yếu tố cốt lõi của hệ thống 5S, nó là bước cuối cùng nhưng sẽ không bao giờ kết thúc. Bởi hiểu theo một cách nào đó Shitsuke chính là động lực để duy trì sự vận hành ổn định của hệ thống 5S. Đây cũng là bước thể hiện rõ nhất tinh thần kỷ luật cá nhân của người Nhật.
Ở bước này, các nhà quản lý sẽ giúp nhân viên của mình hiểu rõ giá trị của những nguyên tắc 5S thông qua những buổi trao đổi dành riêng cho chủ đề này. Qua trao đổi, mỗi nhân viên có thể tìm thấy cho mình động lực để tự thúc đẩy bản thân duy trì sự cố gắng tuân thủ và giữ gìn trật tự nơi làm việc một cách liên tục.Từ đó, tạo ra cho mình một phong cách làm việc có nề nếp và tính trách nhiệm cao.
Hệ thống quy tắc tiêu chuẩn 5S này còn được coi là một thứ tài sản lớn của hãng Toyota, khiến họ luôn có thể tự tin về chất lượng của những sản phẩm mình làm ra.
Bài viết liên quan:
- Triết lý 5S là gì? Quy trình 5S của Toyota được thực hiện như thế nào?
- 15 hiện trạng của trạm dịch vụ ô tô tại Việt Nam hiện nay
